Dne 20.05.2023 je bila sprejeta novela Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti, ki uvaja spremembe in obveznosti na področju evidenc delovnega časa.
Novela delodajalcem nalaga kar nekaj novih obveznosti na področju vodenja evidenc, hkrati pa se poostrujejo kazni zaradi kršitev v zvezi z delovnim časom.
Novosti so bile sprejete zaradi želje po bolj učinkovitem nadzoru ter spoštovanja, odmorov, počitkov ter ostalih pravic vezanih na delovni čas.
Nov zakon bo potrebno začeti uporabljati dne 20.11.2023.
Poglavitne novosti:
Definicija delavca
Novela zakona dopolnjuje definicijo delavca in povečuje obseg oseb v organizaciji za katere je potrebno voditi evidenco delovnega časa. V praksi to pomeni, da bo po novem potrebno voditi evidenco tudi za študente, direktorje, ter osebe, ki delo opravljajo preko podjemnih in drugih pogodb.
Prijava v zavarovanje
Po novem bo potrebno na novo zaposleno osebo prijaviti v zavarovanje (M1) z dnem nastopa dela po pogodbi o zaposlitvi, vendar najpozneje pred začetkom opravljanja dela.
Evidenca o izrabi delovnega časa
Delodajalec dnevno vpisuje v evidenco o izrabi delovnega časa za posameznega delavca naslednje podatke:
- Podatke o številu ur,
- skupno število opravljenih delovnih ur s polnim delovnim časom in krajšim delovnim časom od polnega, z oznako vrste opravljenega delovnega časa,
- opravljene ure v času nadurnega dela,
- neopravljene ure, za katere se prejme nadomestilo plače iz sredstev delodajalca (npr. dopust),
- neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače v breme drugih organizacij (bolniška),
- neopravljene ure, za katere se ne prejema nadomestilo plače,
- čas prihoda na delo in odhoda delavca z dela,
- izraba in obseg izrabe odmora med delovnim časom,
- opravljene ure v posebnih pogojih dela (nočno, nedeljsko, izmensko , praznično delo itd.),
- tekoči seštevki ur v tednu, mesecu oziroma letu
- delodajalec ki ne uporablja elektronskega vodenja, lahko podatke vpisuje tedensko.
V skladu z novelo mora delodajalec zagotavljati delavcu vpogled v podatke iz evidence o izrabi delovnega časa, ki se nanašajo nanj. Delodajalec delavca pisno obvesti o podatkih iz evidence za pretekli mesec do konca plačilne dne. Obvestilo je lahko elektronsko. Delavec bo po novem lahko enkrat tedensko zahteval, da ga pisno seznani s podatki iz evidence o izrabi delovnega časa.
Delodajalec evidenco o izrabi delovnega časa in dokumentacijo na podlagi katere se vpisujejo podatki hrani na sedežu oziroma na kraju opravljanja dela delavca.
Obveznost elektronskega vodenja evidenc
V kolikor je delodajalcu pravnomočno izdana globa zaradi neupoštevanja novele in 217. člena ZDR, mora delodajalec dve leti zagotavljati elektronsko vodenje evidenc. Elektronske evidence mora pričeti voditi v treh mesecih od pravnomočnosti odločbe.
Prekrški v zvezi z vodenjem evidenc
Z globo od 1.500 – 20.000 eurov se kaznuje delodajalec, ki:
- Ne vodi, hrani ali posodablja evidenc,
- v evidencah navede neresnične, nepravilne ali nepopolne podatke,
- uporabi podatke iz evidenc za druge namene,
- ne predloži podatkov iz evidenc,
- delavca pisno ne obvesti o podatkih iz evidenc,
- ne hrani evidence o izrabi delovnega časa ali povezane dokumentacije.
Z globo od 300 do 8.000 eurov se kaznuje manjši delodajalec.
Z globo 150 do 1.200,00 eurov se kaznuje delodajalec posameznik ter odgovorna oseba.
Evidenca delovnega časa v Excel datoteki
Za vse tiste, ki ne bodo uporabljali elektronskega načina vodenja evidenc, sem pripravil evidenco v Excelovi datoteki. Najdete jo na povezavi. Lahko jo prilagodite glede na potrebe v vaši organizaciji.
Povzetek:
Zaradi novele zakona ZEPDSV-A, bodo z 20.11.2023 naprej potrebne podrobnejše evidence delovnega časa. Neupoštevanje zakona lahko vodi do kazni ter prisilne uporabe elektronskih evidenc. Ker se s spremembi razširja pojem delavca, bo po novem potrebno voditi evidence tudi za študente ter druge oblike pogodb. Prijave v zavarovanje je po novem potrebno urediti najkasneje do nastopa delavca na delo.